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確保ppt制作演示文稿的內容清晰易懂，觀眾能夠輕而易舉地理解你所傳達的信息。如果你不能將信息清晰地表達出來，那么不管ppt演示文稿做得多么美觀也無濟于事。 從某個方面來講，表達清晰就意味著要學會取舍。將你認為重要的信息舍棄不用是一件令人極度掙扎的事情，不過請記住，沒有哪個觀眾能把你講解的所有內容都原原本本地記住。實際上，你講的內容越少，他們能記住的就越多。根據特定的觀眾對這些信息劃分優先順序，刪除那些會分散主要焦點的項。 好的編輯能夠使演示文稿更加清晰、流暢和賞心悅目。請摒棄多余的詞匯！幻燈片上的文字越少，字號就能越大，設計的空間也就更廣闊。 做ppt演示文稿時，你基本不需要寫完整的句子，特別是字數很多的完整句。不過，在PPT演講過程中，你要講完整句，這樣觀眾就能夠快速瀏覽幻燈片上的要點了。如果要點能讓人一目了然（而不必費勁讀完長長的句子），那么觀眾不僅能馬上理解，而且還能有足夠的腦力聽你對于要點的詳細闡釋。 請不要把你要演講的內容都寫在幻燈片上，給觀眾一個聽你激情陳辭、娓娓道來的理由。
用語言表達出ppt制作演示的優劣 相信你既觀看過成功的ppt演示，也經歷過失敗的ppt演示，請將成功演示的閃光點和不太成功的演示的敗筆用語言表述出來。有時候，一場ppt演示在很多方面表現得很出色，只是因為一兩個細節上的瑕疵而終歸失敗，也請將其記錄下來。 只要你能夠將一場演示中出現的問題或其解決方案用語言清晰準確地表述出來，就說明你對它已經有了充分的認識，并能在以后的演示中戰勝這些問題。反之，如果你只會說：“好無聊啊。”說明你對其失敗之處一知半解，即使觀看了演示，也不能從中吸取經驗，終將一無所獲。為什么這場演示很無聊？造成其無聊的具體原因是什么？花點兒時間來組織語言并將其準確表達出來，避免自己在以后的演示中犯同樣的錯誤，同時不斷學習別人積極的做法。
在設計過程中，重復可以使整個ppt制作風格統一。特別是當一個演示文稿含有多個部分時，例如一個PPT里有許多張幻燈片，保持統一風格就非常重要。簡單的重復形式是一貫性，你應該設計一個頁面風格一致的PPT。你可以重復使用相同的字體、字號、特定的顏色、圖形的樣式，也可以在項目的設置、文本和圖形的布局上重復。任何多次出現在幻燈片上的內容都可稱之為重復元素。大多數情況下，你會使用幻燈片中已存在的項目，而有時候，你也可以創造一些特定的可重復使用的項目，從而達到統一效果。例如，你的演講內容是關于天文學的，介紹中用到了一個特別的星星圖標，則幻燈片中也可以把它作為重復元素，反復使用大小不一、各種顏色的這個星星圖案，會達到意想不到的效果。
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